Sous quelle forme peut-on conserver ses papiers ?

Mis à jour le 3 août 2015 par « direction de l'information légale et administrative »

Vous pouvez conserver vos documents au format papier ou numérique. Si vous scannez vous-même vos documents pour les conserver au format numérique, ceux-ci n'auront pas la valeur d'un original.

S'il s'agit d'un document au format papier

Les documents à conserver (quittances de loyer, contrats d'assurance, avis d'imposition...) se présentent le plus souvent sous forme papier. Ces documents originaux ont une valeur juridique.

Vous pouvez utiliser des photocopies de vos documents (un diplôme par exemple) à destination de l'administration si la copie est lisible. Cependant, l'administration concernée peut demander l'original du document en cas de doute sur la validité de la copie.

La durée de conservation varie selon le type de document.

S'il s'agit d'un document au format numérique

Si le document émane de l'entreprise ou de l'organisme responsable

Vos documents peuvent vous être envoyés par courrier électronique ou être mis à votre disposition sur un site internet au format numérique.

Le passage au format numérique a été réalisé par l'entreprise ou l'organisme responsable du document.

Ces documents ont la même valeur juridique que les documents papier originaux et les mêmes durées de conservation.

Pour obtenir des documents sous forme numérique, il faut généralement disposer d'un compte sur le site internet concerné.

Par exemple, c'est le cas de vos relevés de comptes, si votre banque offre ce service. Ce service peut être également disponible pour vos factures de fournisseur d'accès à internet ou d'énergie.

Si vous payez vos impôts en ligne, vos avis d'imposition sont disponibles dans votre espace personnel sur impots.gouv.fr. Vous pouvez choisir de ne recevoir que la version numérique de vos avis.

Si vous avez vous-même scanné le document

Si vous scannez vous-même des documents papier pour les conserver sur votre ordinateur, ils n'ont pas la valeur d'un original.

Références